Mesdames et messieurs,
Au cours de l’année 2009, votre conseil d’administration a travaillé à la réalisation des projets amorcés durant le dernier trimestre de 2008.
Tout d’abord, l’« Opération relève des bénévoles » s’est rapidement transformée en un comité permanent ayant pour objectif le développement de stratégies à court, moyen et long termes pour favoriser le recrutement des bénévoles. Les stratégies retenues consistent à assurer : 1-une plus grande visibilité de l’Alliance culturelle, 2-une meilleure connaissance des champs d’intérêts et des expertises des membres et des bénévoles en poste, 3-une définition claire des tâches de façon à susciter une plus grande attraction et 4-une plus grande valorisation du travail accompli par les bénévoles. D’où, vous l’aurez compris : la publication de nos activités du mercredi dans l’hebdomadaire de quartier Le Courrier Ahuntsic, la création du profil de membre et la demande de disponibilité pour du bénévolat, des descriptions et un registre des tâches et enfin, un guide de reconnaissance des bénévoles.
Les publications dans Le Courrier Ahuntsic ont débuté avec les journées d’inscription de l’automne et se sont poursuivies régulièrement par l’annonce des sujets de nos rendez-vous du mercredi. L’effet n’a pas été remarquable immédiatement, mais s’est plutôt fait sentir depuis le début de 2010.
Près de 50 % d’entre vous ont complété leur profil de membre, ce dont je vous remercie. Nous pourrons ainsi mieux cerner la clientèle de l’Alliance culturelle et ajuster éventuellement notre offre d’activités en conséquence. Les 53 membres qui nous ont offert leur disponibilité pour du bénévolat ont fort apprécié d’être remerciés personnellement et quelques comités ont déjà pu utiliser notre banque de données pour leur recrutement.
Le processus de description des tâches a débuté au printemps avec les membres du conseil d’administration. L’opération a mené à une révision des questionnaires à soumettre aux membres des comités et les rendez-vous ont été pris pour l’hiver 2010. Je dois dire que la démarche a provoqué une certaine résistance, quelques membres craignant de retrouver des normes et un contexte de travail qu’ils ont quitté depuis un certain temps déjà. Nous les avons rassurés et je vous rassure aussi : NON, l’Alliance culturelle n’est pas un employeur et OUI, le bénévolat est une affaire de cœur, mais les obligations des nouveaux retraités les amènent à rationaliser le temps accordé au bénévolat. Les études démontrent que, de plus en plus, les bénévoles potentiels veulent savoir dans quoi ils s’engagent, quelles seront leurs tâches et surtout, ils craignent d’être pris à la gorge une fois impliqués. Nous croyons qu’il y a peut-être moins de temps, mais certainement toujours beaucoup de bonne volonté et de générosité chez nos membres, un réel désir d’aider et de redonner un peu de ce qu’ils ont reçu. Le registre des tâches se veut donc un outil de recrutement. À cet effet, il résumera les tâches décrites par les membres des comités ainsi que les prérequis jugés, par eux, importants pour se sentir à l’aise dans la fonction et y trouver plaisir et satisfaction. Le registre devrait être disponible pour consultation au cours de l’automne 2010.
Enfin, notre « Guide de reconnaissance des bénévoles » se veut un outil pour les administrateurs dans leur recherche de moyens de reconnaître, de façon tangible et équitable, l’engagement bénévole des membres. Certaines des mesures adoptées ont déjà été appliquées et les budgets d’opération alloués aux comités de planification, ont été attribués dès la reprise des activités de l’automne.
Dans un autre ordre d’idées, l’activité de reconnaissance des bénévoles, organisée en 2009 par Mme Yolande Ratelle, s’est déroulée au Château Dufresne. Le spectacle de poésie et flamenco présenté par la comédienne Danielle Godin, la visite guidée du château et le succulent buffet qui leur était offert ont été fort appréciés des participants.
Enfin, la réunion du Conseil d’orientation fournissait au conseil d’administration et aux directeur et directrices des comités l’occasion de réfléchir sur l’orientation à donner à la corporation et d’échanger sur le vécu des comités et les différents projets en cours ou à venir.
Durant ces premiers mois de 2009, j’étais secondée au conseil d’administration par Mmes Lise Dubuc et Yolande Ratelle, toutes deux vice-présidentes, Mme Edna Leroux, trésorière, M. Serge Comtois, secrétaire et Mmes Ursule Chartier et Lise Sévigny, conseillères.
Le départ de Mmes Dubuc et Ratelle et de M. Comtois a donné lieu à l’élection de M. Michel Lamoureux et à la nomination de Mmes Françoise Hévey et Carmen Lavoie qui se sont jointes à l’équipe en place dès le mois d’octobre.
Début juin, le comité du bulletin était créé pour prendre la relève de Mme Lise Dubuc qui avait assumé cette responsabilité au cours des cinq dernières années. Formé de Mme Linda Manzo pour la conception et la rédaction, de Mmes Lise Dubuc et Céline Marcoux pour la révision des textes et de M. Serge Comtois, pour l’envoi postal, le nouveau comité nous a présenté, dès l’automne, un premier bulletin tout à fait impeccable. Le comité travaille sous l’autorité d’un membre du conseil d’administration qui assure la circulation des informations.
Les trois nouveaux membres du conseil d’administration se sont impliqués dès leur entrée en fonction. Mme Hévey s’est attaquée à la publication hebdomadaire de nos activités et à l’analyse des profils et Mme Lavoie au processus des descriptions de tâches. Toutes deux se sont jointes à moi, au comité de la relève des bénévoles dirigé par Mme Lise Sévigny. Mme Leroux devant se retirer aujourd’hui, il fut décidé que M. Lamoureux la remplacerait au poste de trésorier dès la fin de l’année fiscale, ce qui fut fait en décembre dernier. Enfin, Mme Chartier a assuré une présence permanente du conseil d’administration aux rendez-vous du mercredi en plus d’être responsable des journées d’inscription et de l’organisation, avec Mme Leroux, de l’activité de reconnaissance des bénévoles d’avril dernier.
En addition à ces responsabilités individuelles, le conseil d’administration a tenu 9 réunions régulières auxquelles se sont ajoutées, pour moi, des visites dans les comités dont, à titre de présidente, je suis membre d’office.
Comme vous pouvez le constater, la tâche est immense et très lourde pour les administrateurs et les actions prises pour l’alléger davantage devraient se poursuivre au cours des prochains mois.
Voici maintenant un résumé de ce qui s’est fait dans les comités de planification qui ont fourni une somme de travail extraordinaire pour répondre aux attentes des membres dont le nombre s’élevait à 644 au début de 2009. Nous comptons actuellement environ 620 membres.
Le comité des cours a présenté une offre de 19 cours dont un fut malheureusement annulé en raison du nombre insuffisant d’inscriptions. 1 081 personnes ont profité des cours et la participation moyenne y a été de 88,8 %. Le degré de satisfaction exprimé et l’accueil réservé aux nouveaux professeurs ont encouragé les membres du comité à poursuivre dans la même voie.
Lors de la session Hiver-Printemps, le cours ayant suscité le plus grand nombre d’inscriptions a été celui de M. Jean-Guy Marsan, Montréal, de place en place, d’hier à aujourd’hui, qui a même donné lieu à l’organisation de visites dans le Vieux-Montréal. À l’automne, deux professeurs ont fait salle comble. En effet, les cours Incursion dans les pays de l’Est de M. Marc Laberge et L’Égypte des Pharaons de M. Normand Doré ont attiré chacun 100 participants.
Le comité des cours se réunit environ 8 fois par année. Au début de 2009, il était composé de Mmes Lyse Gagnon, directrice, Monique Bessette, Pauline Dépatie, Armelle Dupras, Lise Filion, Hélène Lagadec, Carmen Lavoie, Andrée Ouimet et Françoise Tupinier et de M. Florian Jutras. En avril, Mme Nicole Poirier remplaçait Mme Armelle Dupras qui se retirait, pour raisons de santé, après six ans de dévouement au service des membres de l’Alliance culturelle. À l’automne, c’était au tour de M. André Ducharme de se joindre à l’équipe en remplacement de Mme Carmen Lavoie nouvellement nommée au conseil d’administration.
Les membres du comité des conférences ont, quant à eux, tenu 3 réunions pour planifier leurs 25 conférences. La participation totale a été de 3 440 personnes, une augmentation de 436 personnes par rapport à 2008. La moyenne de 138 participants par conférence a été dépassée 10 fois au cours de l’année, toujours en hausse par rapport à 2008. Les deux conférenciers qui se sont le plus démarqués ont attiré respectivement 204 et 193 personnes. Ce sont Mme Magali Deleuze avec sa conférence L’histoire de Lisbonne et M. Jacques Lacoursière qui avait intitulé la sienne : 300 ans d’une certaine idée d’indépendance au Québec.
Le comité souligne qu’il s’inspire grandement des résultats du sondage d’intérêts auquel vous aviez été nombreux à participer, à l’automne 2008.
Le comité a vécu un changement de direction au cours de l’année 2009. En effet, en juin, après 8 années consacrées au comité dont les 5 dernières en tant que directrice, Mme Pierrette Le Blanc se faisait remplacer par Mme Gaëtane Guénette, elle-même membre du comité depuis deux ans. Mme Le Blanc a dirigé son comité de main de maître, avec une grande générosité, beaucoup d’enthousiasme et d’énergie. Sa créativité a permis l’intégration au sein du comité de gens aux intérêts divers pour le plus grand bonheur de nos membres.
Au cours de l’année 2009, outre Mmes Le Blanc et Guénette, les membres du comité étaient Mmes Jacqueline De Plaen et Ginette Felton et MM Yves Chartier, André Laurent, Georges Morin et Gilles Poirier.
À l’automne 2008, Mme Jacqueline De Plaen, membre du comité des conférences, avait présenté au conseil d’administration son projet d’animer un cercle de lecture s’adressant aux membres désireux de se pencher sur quelques œuvres d’auteurs moins connus ou plus difficiles à appréhender. Ce qui n’était qu’un projet pilote au printemps 2009 s’est poursuivi à l’automne pour le plus grand plaisir des participants et de l’animatrice.
Le comité des matinées musicales dirigé par Mme Louise Savignac s’est réuni à 2 reprises pour préparer son menu de 7 matinées musicales. La participation moyenne s’est maintenue au delà de 100 personnes par concert. Les matinées ayant attiré la plus grande participation sont celles où furent présentés l’Ensemble vocal Opéra Viva et Fiestango. Notons qu’à lui seul, l’Ensemble vocal Opéra Viva a attiré 154 participants dont 20 n’étaient pas membres de l’Alliance culturelle.
Outre sa directrice, le comité comptait sur la participation de Mmes Jeannine Rivard, Carmelle Thérien-Viau et Lucette Delisle. À l’automne, Mme Delisle décidait de se joindre au comité de l'accueil, libérant un poste toujours vacant à la fin de l’année 2009.
Mme Yvonne Leduc et les membres du comité des visites et voyages ont multiplié temps et efforts pour vous offrir un programme de 13 activités variées et inédites. Les 790 participants répartis en 17 groupes ont pu choisir entre la visite d’hôtels de prestige du centre-ville, l’expérimentation, en atelier, de la cuisine chinoise, la découverte du patrimoine de St-Michel-des-Saints, l’exploration des trésors de la MRC de Maskinongé ou encore la visite du village de St-Élie de Caxton pour ne nommer que les activités les plus populaires.
Le comité a, lui aussi, vécu des changements au cours de 2009. Au début de l’année, Mme Leduc était secondée par Mmes Lise Longpré et Louise Archambault et M. Jean-Guy Brisebois. En mars, Mme Longpré se retirait après plusieurs années de dévouement d’abord au conseil d’administration puis au sein du comité. Ce n’est qu’à l’automne qu’elle fut remplacée par Mme Lise Dubuc.
Les membres de l’équipe soulignent que la tâche est très lourde, mais que votre participation enthousiaste, vos encouragements et vos suggestions les aident à oublier la fatigue et les longues heures de travail requises pour l’organisation de toutes ces activités qui vous plaisent tant.
Les membres des différents comités de services travaillent davantage dans l’ombre. Ils fournissent pourtant un support indispensable et toujours très apprécié au conseil d’administration ainsi qu’à leurs collègues des autres comités.
Ainsi, beau temps, mauvais temps, les membres du comité de l’accueil, dirigé par Mme Jeannette Poirier, vous ont souhaité la bienvenue à nos 31 rendez-vous du mercredi de même qu’aux 5 séances d’inscription, ici et au Centre Berthiaume-Du Tremblay.
En plus de toujours vous accueillir avec le sourire, les membres du comité tiennent un registre des présences et recueillent votre appréciation après chaque prestation ce qui fournit de précieuses indications aux responsables des comités des conférences et des matinées musicales. Grâce à ces données, je puis vous confirmer que les rendez-vous du mercredi ont attiré 4 013 personnes dont 86 n’étaient pas membres de l’Alliance culturelle. Je vous épargnerai les chiffres, mais en général votre appréciation des prestations se retrouve sous la mention « excellent » ou « très bien ».
Durant la première partie de l’année 2009, Mmes Pierrette Audet, Lise Boileau, Josée Bonin, Jeannine Brisson, Georgette Lamy, Flora Malara, Jacqueline Matte, Monic Pothier, Anne-Marie Repper, Jeannine Roux et Gisèle Tétreault ont secondé Mme Poirier dans ses tâches. À l’automne, Mmes Malara, Pothier, Repper et Bonin s’étant retirées, elles ont été remplacées par Mmes Nicole Camirand, Madeleine Courteau, Lucette Delisle et Marie-Paule Héon.
Le comité du secrétariat fait le lien entre le conseil d’administration, les différents comités et les membres. En plus de vous accueillir régulièrement à notre bureau du Centre Berthiaume-Du Tremblay, de répondre à vos questions et de vous aider à résoudre différents problèmes, nos secrétaires travaillent de très près avec les membres du conseil d’administration et les directeur et directrices des comités pour faciliter la coordination des différentes activités. Fin avril, Mme Josée Bonin acceptait de remplacer Mme Liette Boyer au poste de secrétaire et de directrice du comité. Elle est secondée par son adjointe Mme Huguette Carle, Mmes Alberte Cloutier et Thérèse Marcea, secrétaires occasionnelles et Mme Diane Roy-Bergeron qui participe avec tout le comité à la mise sous enveloppe des bulletins d’activités et aux journées d’inscription à la salle St-Jude.
Membre du comité depuis de nombreuses années, Mme Jeannine Landry-Nault a dû s’en retirer, à l’automne, pour des raisons de santé.
Je ne puis passer sous silence l’immense travail accompli par Mme Boyer qui s’est consacrée durant six ans à l’organisation et au bon fonctionnement du secrétariat avec l’intelligence, la rigueur, l’énergie, la générosité et la passion qui la caractérisent. Elle avait auparavant siégé au conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration, les responsables de comités et tous les membres lui sont, je crois, grandement redevables.
Sous la direction de M. Eddy Nault, le comité de l’informatique joue un rôle important pour soutenir le conseil d’administration dans la gestion des diverses activités de la corporation. Sa principale responsabilité consiste à tenir à jour un registre informatisé de gestion comptable qui permet de suivre, d’une certaine façon, l’activité comptable au fur et à mesure qu’elle se produit. Il fournit également des renseignements essentiels sur la participation aux différentes activités et produit les statistiques requises pour la gestion des biens de la corporation et le suivi des activités comptables.
Précieux collaborateur de son directeur, M. Bernard Archambault a particulièrement travaillé cette année à améliorer le programme de gestion comptable pour le rendre plus facile à utiliser. Il a également préparé, à l’intention de Mme Françoise Hévey, la banque devant servir à l’entrée et à l’analyse des données fournies par les profils de membres et les offres de services bénévoles. Mme Josée Deschamps complète le comité en apportant son concours principalement lors des journées d’inscriptions qui nécessitent, à elles seules, une trentaine d’heures de travail chacune, particulièrement aux sessions d’automne et d’hiver, en raison du grand nombre d’activités offertes.
Enfin, les membres du comité de la comptabilité participent fidèlement depuis plusieurs années aux journées d’inscription. En 2009, le comité était composé de Mmes Marielle Bélanger, Lorraine Goyette, Claudette Guilbault et Céline Marcoux et travaillait sous la direction de la trésorière, Mme Edna Leroux.
Comme vous avez pu le constater, certains de nos comités ont vécu de grands changements dans leur composition. Je désire remercier du fond du cœur les membres bénévoles qui ont dû se retirer de même que ceux et celles qui poursuivent leur engagement.
Plusieurs se dévouent depuis fort longtemps déjà et hésitent à quitter, non seulement faute de relève, mais aussi en raison du bonheur et de la satisfaction que procure une participation active à la vie d’un organisme tel que le nôtre. Si donc l’aventure vous tente, n’hésitez pas à manifester votre intérêt aux membres des différents comités ou à leurs responsables, vous ne serez pas déçus.
Pour ceux qui sont moins familiers avec le fonctionnement de notre organisme, je rappelle que les administrateurs sont élus pour 2 ans, mais ne peuvent faire plus de 3 mandats. Je souhaite donc souligner, de façon plus particulière, l’immense travail accompli par nos deux collègues qui se retirent aujourd’hui après avoir complété les 3 mandats permis.
Comme je l’ai mentionné précédemment, Mme Ursule Chartier a cumulé diverses responsabilités durant six ans. Son bon jugement, sa délicatesse, son dévouement et la générosité avec laquelle elle a toujours accepté les mandats confiés nous ont permis d’aller de l’avant sans trop nous préoccuper de ces petits détails qui déterminent le succès ou l’échec d’une activité.
Mme Edna Leroux s’est consacrée avec beaucoup de générosité et de rigueur à la fonction de trésorière qu’elle a occupée durant près de six ans. À ce titre, sa participation fut souvent requise notamment lors des événements spéciaux organisés par le conseil d’administration. Toujours pédagogue, elle offrait, en décembre dernier, de céder avant terme son poste pour permettre à son successeur de se familiariser avec la tâche alors qu’elle était encore disponible pour répondre à ses questions. Son expérience du travail en groupe, son souci du détail, sa diplomatie et sa capacité de remettre les choses en perspective lors d’échanges plus émotifs nous ont été d’un grand secours. Je leur exprime ma plus vive reconnaissance ainsi qu’à tous mes collègues qui se sont dévoués sans compter et dont la contribution a été empreinte d’ouverture, d’ingéniosité, de patience et d’enthousiasme.
Je termine en rappelant que nous sommes tous immensément redevables à ces quelques 65 personnes qui, à un moment ou un autre de leur retraite décident de consacrer de leur temps et de leur énergie à la poursuite des objectifs de l’Alliance culturelle.
Qu’elles soient en poste depuis longtemps, qu’elles aient décidé plus récemment de s’impliquer ou qu’elles aient choisi de mettre fin à leur engagement, elles ont droit à notre plus vive reconnaissance.